Så planerar du en cykelfest

Välj ett datum och sätt en tydlig sista svarsdag. Bestäm också start- och målplats samt inom vilket område deltagarna kan bo. Ett samlat område ger tryggare cykling och mer tid vid middagsborden.

Samla namn, adress, telefonnummer, e-post och matpreferenser för varje par eller hushåll. Kontrollera allergier tidigt. Adresserna behövs för att kunna planera cykelrutterna mellan förrätt, huvudrätt och efterrätt.

Varje par lagar en rätt hemma och besöker andra värdar under de två övriga rätterna. Fördela ungefär en tredjedel av hushållen till varje rätt. Ta hänsyn till kök, önskemål och vilka rätter som inte passar ett visst hushåll.

Placera två besökande par hos varje värd. Planera så att deltagarna möter nya sällskap vid varje rätt och inte träffar samma par mer än en gång under kvällen. Om antalet par inte är jämnt delbart med tre kan någon värd ta emot ett extra par.

Räkna på verkliga cykelvägar från start till första rätten, vidare mellan rätterna och slutligen till målet. Försök hålla varje etapp lagom kort och undvik onödiga omvägar. Kontrollera också att alla adresser går att hitta på kartan.

Bestäm när förrätt, huvudrätt och efterrätt ska serveras. Lägg in tid för cykling, välkomnande och eventuell uppvärmning av maten. Samma tider för alla gör att hela cykelfesten håller ihop.

Varje deltagare behöver veta vem de ska besöka, adressen och när de ska vara framme. Förbered en sida per etapp med rätt cykelväg. Skriv även ut listor för värdarna med namnen på gästerna som kommer till varje rätt.

Bekräfta sena återbud, allergier, adresser och serveringstider. Se till att deltagarna har cykelljus och kontaktuppgifter till arrangören. Spara den slutliga planeringen så att samma version används av alla.